Perencanaan penerbitan konvensional

Perencanaan penerbitan konvensional

Mengutip dari Harold Koontz dan O`donnell merumuskan perencanaan sebagai fungsi manajer di dala, memilih alternatif alternatif, tujuan tujuan, program program karena ada kata memilih, tenntunya ada tersedia lebih dari satu alternatif, tujuan, dan program. Dalam menyusun perencanaan ada beberapa prinsip yang penting untuk diperhatikan. Sukarna (1992:10-12) menyebutkan 14 prinsip perencanaan, yaitu sebagai berikut

1.      Memantu pencpaian tujuan

2.      Efisiensi perencanaan

3.      Keutamaan perencanaan

4.      Pemerataan perencanaan

5.      Patokan perencanaan

6.      Kebijakan kerangka kerja

7.      Waktu

8.      Komunikasi perencanaan

9.      Alternatif

10.  Pembatasan

11.  Keterikatan

12.  Fleksibilitas

13.  Peruahan navigasional

14.  Perencanaan strategis.

Sukarna menyampaikan bahwa perencanaan adalah sebagai berikut.

1.      Fungsi utama manajer

2.      Diarahkan pada tercapainya tujuan

3.      Didasarkan pada fakta ojektif dan rasional

4.      Mengandung atau dapat memproyeksikan kejadian kejadian pada masa datang

5.      Memikirkan dengan matang aanggaran, program, kebijakan metode, dan standart untuk mencapai tujuan

A.    Perencanaan penerbitan

Program penerbitan itu bisa terdiri atas kegiatan penerbitan konvensional dan digital dalam bentuk terbitan berkala dan non berkala.

Untuk memudahkan pengerjaannya, biasanya kita dapat menggunakan tael berikut ini

No	pertanyaan	Deskripsi
1	Apa	Apa yang hendak diterbitkan?
2	Mengapa	Apa alasan dilakukan penerbitan?
3	Bagaimana	Dengan cara apa konvensional atau digital atau keduanya?

Memang ada juga yang menggunakan pendekatan 5w+1h untuk perencanaaan misalnya untuk kegiatan penerbitan kita bertanya apa yang kita terit, mengapa diterbitkan, kapan penerbitannya dilakukan, siapa saja yang menangani dan dilibatkan dalam penerbitan itu, dimana akan menerbitkanya bagaimana kita menerbitkannya. Namun untuk pembahasan kita dalam menetapkan tujuan, kita menjawab saja 3 pertanyaan kunci seperti yang tampak pada tabel diatas.

Tentu saja, perencanaan untuk kegiatan penerbitan atau program peneritan akan berbeda dengan perencanaanlembaga penerbitan. Tentu saja perencanaan lembaga penerbitan seperti ini akan berbeda dengan perencanaan program penerbitan. Perencanaan penerbitan merupakan jangka panjang yg terdiri darisejumlah program, misalnya program penerbitan berkala dan penerbitan nonberkala.

Berdarkan tujuan tersebut maka kita akan isa menyusun rencana apa saja yg kita perlukan untuk mewujudkan tujuan penerbitan kalawarta itu. Kita menyusun rencan untuk sumbber daya manajemen yg diperlukan untuk menghasilkan produk yang menjadi tujuan kita yakni kalawarta yang diyakini menjadi wahana informasi muthakhir antara perpustakaan dan anggota anggotanya.

Perencanaan sumber daya penerbitan

Erdasarkan sumber sumber daya yg kita perlukan untuk mencapai tujuan kita yaitu menyelenggarakan penerbitan, bisa kita lihat pada tabel di pertama. Tabel  tersebut menjelaskan kembali sumber sumber daya manajemen, yang sudah kita bahas pada modul pertama. Kita bisa menyusun rencana untuk masing masing sumber daya tersebut seperti dikemukakan melalui visualisasi berikut

1.      Man	Perencanaan sumber daya manusia
2.      Money	Perencanaan anggaran
3.      Matherials	Perencanaan bahan/material
4.      Machine	Perencanaan sarana dan prasarana
5.      Method	Perencanaan metode
6.      Market	Perencanaan pemasaran

Dalam membahas perencanaan penerbitan tersebut, sekali lagi kita bisa  memandang kegiatan penerbitan sebagai program atau sebagai kegiatan/ proyek yang artinya akan ada sejumlah peneritan didalamnya  baik berupa berkala maupun non berkala dalam jangka waktu tertentu.

Sedangkan apabila kita memandang penerbitan sebagai proyek maka kita memfokuskan hanya pada satu bentuk penerbitan saja. Tentu saja ada peredaan perencanaan antara penerbitan seagai program dengan penerbitan sebagai kegiatan. Pada perencanaan penerbitan sebagai program. Kegiatan/ proyek memang meruoakan kelanjutan dari program. Karena program hanya bisa terlaksana bila ada sejumlah kegiatan yang dilakukan. Oleh sebab itu itu kita akan mempelajari bagaimana prencanaan program yang di dalamnya dengan sendirinya kita juga membahas perencanaan kegiatan proyek penerbitan tersebut.

Pada lingkaran internal, perpustakaan memiliki kekuatan sudah memiliki kepakaran dan kemampuan mengelola informasi. Tetapi, tidak bisa menutup mata terhadap adanya kelemahan dalam mengeloal informasi mutakhir yang begitu banyak sehingga menyulitkan pengguna perpustakaan sendiri. Berdasarkan analisis di atas, maka kits bisa membuat perencanaan program penerbitan yang komprehensif yang kegiatannya bukan hanya penerbitan iliografi secara konvensional namun juga secara digital.

Selanjutnya kita bisa menyusun perencanaan tersebut secara lebih utuh, dan tentu komprehensif, kita isa melihat contoh seperti yang divisulisasikan berikut ini.

Berdasarkan tujuan tersebut kita isa melakukan perencanaan terhadap penggunaan sumber sumber daya yg dimiliki atau yg akan dipergunakan unutuk mencapai tujuan tersebut. Dengan mengacu pada gambar diatas.

Dalam perencanaan sumber daya manusia kita akan menginventarisasi dulu kegiatan penerbitan yang alurnya sudah kita pelajari pada modul 3. Berdasarkan alur terseut, maka kita akan memperoleh nama nama jabatan yang bertanggung  jawab untuk menyelesaikan tahapan pekerjaan tersebut.

Tabel 4.2

Nama Jabatan dan Kompetensinya

No	Nama Jabatan	Kompetensi
1	Redaksi	Mampu menilai kelayakan naskah untuk diterbitkan mampu berfikir kebutuhan informasi pembaca
2	Editor	Mampu melakukan penyuntingan bahasa terhadap naskah Mampu menulis dalam bahasa yang efektif Memiliki pengetahuan bahasa yang baik Mampu mengoperasikan computer
3	Desainer	Mampu membuat desain sampul Mampu membuat tata letak isi Mampu membuat ilustrasi buku Mampu mengopersikan program computer untuk desain
4	Proofreader	Mampu membaca dengan cermat dan teliti Menguasai pengetahuan penulisan kata
5	Setter	Mampu Mengoperasikan computer Mampu menulis dengan cepat

                     

Selanjutnya kita bisa mengidentifikasi ada berapa orang dalam organisasi perpustakaan yang memiliki kompetensi seperti yang di kemukakan pada Tabel 4.2. Kita pun bisa meracang jabatan apa yang bisa dirangkap oleh seseorang. Misalnya, untuk redaksi dirangkap editor atau penyunting. Setter bisa merangkap proofreader.

Permasalahannya, bila perpustakan ternyata tidak memiliki tenaga dengan kompetensi seperti yang diperlukan. Untuk menyelesaikan masalah ini kita bisa mengambil tenaga dari luar (outsourcing) yang di kontrak untuk menyelesaikan tugas yang menjadi tanggung jawab jabatan itu.

Selanjutnya, tentu akan dibutuhkan sarana dan prasarana yang akan kita pergunakan untuk kegiatan penerbitan, baik berkala maupun non berkala. Paling tidak kita akan membutuhkan ruang kerja dan perlengkapanya seperti kursi dan meja seperti computer. Bisa saja, tidak memerlukan ruang khusus untuk mengerjakan proses penerbitan melainkan dilakukan di ruang kerja sehari -  hari.

Semua sarana dan prasarana kerja itu tentu akan kita rencanakan sesuai dengan kegiatan penerbitan berkala, Namun bila penerbitnya baru menerbitkan nonberkala yang tidak teratur, kita berarti harus mempergunakan perlengkapan yang tersedia sebaik mungkin.

Metode pelaksanaa pekerjaannya, seperti sudah dikemukakan bergerak dari proses pracetak, cetak dan diakhiri dengan pascacetak. Dengan begitu, maka kegiatan dijalankan sesuai dengan urutan prosesnya. Oleh sebab itu, dalam penyusunan jadwal kerja sebagai bentuk rencana kerja akan mengacu pada urutan prose itu. Tidak bisa proses sesudahnya mendahului proses sebelumya seperti melakukan kegiatan cetak sebelum pracetak diselesaikan.

Metode kerjanya pun melibatkan sejumlah keterampilan yang satu sama lain berkaitan dan bergantung. Penyuntingan akan terkait dengan tata letak isi buku. Begitu juga dengan tata muka buku pembuatannya akan bergantung pada judul yang dibuat penulis yang kemudian bisa saja judul itu diperbaiki dan disempurnakan oleh penuynting.

Sedangkan Materials atau bahan yang diperlukan untuk penerbitan itu yang terpojok tentulah naskah yang akan diterbitkan. Naskah ini bisa datang dari penulis luar institusi perpustakaan bisa juga datang dari penulis yang ada pada perpustakaan tersebut.

Tentu juga bahan lain yang diperlukan adalah kertas. Pada penerbitan konvensional, medium yang dipergunakan untuk menyimpan dan menyebarluaskan isi terbitan bersifat tunggal yaitu kertas. Namun, bila kita menerbitkan dengan menggunakan jasa percetakan di luar institusi perpustakaan, maka biaya cetak biasanya sudah diperhitungkan dengan biaya untuk pembelian kertas, sehingga kita bisa memasukkan jasa percetakan ke  dalam kategori bahan.

Dana merupakan sumber daya lain yang perlu kita perhatikan, sehingga kita akan menyusun rencana anggaran untuk program tersebut akan sangat bergantung dari sumber daya lain yang kita pergunakan.

Dana juga akan diperlukan untuk kegiatan pemasaran yakni mendistribusikan hasil terbitan. Memang bisa saja ada kegiatan mendistribusikan yang tak memerlukan dana seperti membagikan begitu saja hasil terbitan pada pengunjung yang datang ke perpustakaan.

Adapun pemasaran pada dasarnya merupakan pendistribusian hasil terbitan kepada orang yang memerlukannya. Karena itu, distribusi di sini bukan sekedar menyebarkan melainkan merupakan penyebaran pada orang yang dianggap tepat. Tepat disini bermakna  orang yang memerlukan informasi terbitan.

B. PERENCANAAN PENGENDALIAN PENERBITAN

Sukarna menyebutkan pengendalian memiliki makna membimbing, menertibkan, mengatur & menguji kebenaran.

Prinsip2 pengendalian dlm penerbitan :

1.      Tercapainya tujuan

2.      Efisiensi pengawasan

3.      Refleksi perencanaan

4.      Standar

5.      Tindakan

Pakar manajemen termasyur, Terry menyatakan bahwa pengawasan dpt dirumuskan sbg proses menentukan apa saja yg sdh diselesaikan, & apakah sesuai dgn standar yg ditetapkan, apa saja yg sdh dituntaskan, apakah baik kinerjanya, shg dilakukan evaluasi kinerja, & jika diperlukan dilakukan tindakan koreksi shg kinerja sesuai dgn rencana yg berarti sesuai dgn standar yg ditetapkan.

Empat komponen proses pengawasan :

1.      Penetapan standar, yg mencerminkan apa yg kita inginkan dr apa yg kita lakukan

2.      Mengukur kinerja, berarti melihat apa yg kita lakukan

3.      Perbandingkan kinerja dgn standar, kita bandingkan apa yg sdh dilakukan dgn apa yg kita harapkan

4.      Melakukan perbaikan

Tiga bentuk kegiatan yg berkaitan dgn pengendalian (Husen) adalah :

a.       Supervisi, yaitu melakukan serangkaian kegiatan koordinasi pengawasan dlm batas wewenang & tanggungjawab menurut prosedur organisasi agar operasional dpt dilakukan scr bersama-sama olh smua personel dgn kendali pengawas.

b.      Inspeksi, melakukan pemeriksaan thd hsl pekerjaan dgn tujuan menjamin spesifikasi mutu & produk sesuai dgn yg direncanakan.

c.       Tindakan Koreksi, melakukan perubahan & perbaikan thd rencana yg tlh ditetapkan utk menyesuaikan dgn kondisi pelaksanaan.

Sedangkan perbandingan antara standard an kinerja biasanya direncanakan untuk dibuat dalam bentuk laporan tertulis. Laporan ini menyampaikan standar yang ditetapkan misalnya untuk pracetak, cetak, dan poscetak. Lalu kita menyusun instrument pengendalian yang membandingkan antara apa yang di standarkan dengan apa yang sudah dicapai. Seberapa jauh kesenjangannya, lalu tindakan apa yang kita perlu lakukan untuk memperbaikinya. Untuk contohnya, kita lihat ilustrasi berikut.

No	Tahapan Proses	Perbandingan
!	Pracetak	Ideal/Standart	Kinerja/Faktual
1	Editing naskah	Selesai 10 hari kerja siap proses selanjutnya tanpa ada salah tulis. Bahasa sederhana dan komunikatif	Selesai dalam 7 hari Masih ada salah tulis Belum semua bagian buku berbahasa komunikatif
2	Ilustrasi	Cermin isi buku Tidak lebih dari 10 buah Warna hitam putih	Ilustrasi terlalu banyak
3	Desain sampul	Selesai 3 hari kerja Berwarna Menonjolkan judul terbitan	Selesai 7 hari
4	Tata letak	Bergaya minimalis Nyaman dibaca Huruf ukuran 9 pt	Nyaman dibaca
!!	Cetak
	Kualitas cetak	Tinta hitam Cetakan terang Kertas HVS	Baik
	Penjilidan	Jilid Lem	Baik
!!!	Poscetak
	Distribusi	Distriburi selesai dalam 3 minggu	Belum terdistribusikan semua

Gambar 4.3

Contoh Lembaran Pengendalian

Tentu saja, makalah kita membuat perencanaan pengendalian, yang kita buat barulah kolo standart. Pada saat pelaksanaan berulah kita bisa mengisi kolom factual/kinerja. Paling tidak, ada 3 bentuk kegiatan yang berkaitan dengan pengendalian, seperti yg dijelaskan husen (2009:4), yaitu sebagai berikut.

1.      Supervisi, yaitu melakukan serangkaian tindakan koordinasi pengawasan dalam batas wewenang dan tanggung jawab menurut prosedur organisasi

2.      Inspeksi, melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan tujuan menjamin spesifikasi mutu dan produk sesuai dengan yg direncanakan.

3.      Tindakan koreksi, melakukan perubahan dan perbaikan terhadap rencana yg telah ditetapkan untuk menyesuaikan dengan kondisi pelaksanaan.

Pada titik Lngkah perbaikan dan umpan balik bagi manajemen iilah maka peran kepemimpinan mnjadi penting. Oleh sebab itu dalam perencanaan pengendalian akan dimasukan pula rencana untuk menggali informasi melalui saluran komunikasi informal. Misalnya mengidentifikasi saluran komunikasi informal yg ada agar memperoleh informasi yg berimbang dan akurat. Informasi formal diperoleh melalui komunikasi informal itu saling melengkapi. Bukan saling membantah atau mematahkan.